Удаленная работа: распространенные ошибки и заблуждения.

Тема интересовала меня давно и в разных аспектах, вот и решил собрать до кучи свои скромные соображения насчет типичных ошибок и заблуждений относительно удаленной работы.

Построим обсуждение так: я буду давать устоявшееся (на мой взгляд) утверждение и свои соображения по нему. Ну и буду готов выслушать комментарии и возражения. :)

Приступим.

Сотрудники изо всех сил стремятся к удаленной работе.

Будете удивлены, но это не так. Вернее, не совсем так: естественно, есть ряд сотрудников, принимающих эту идею с восторгом. Но большинство — в лучшем случае настороженно. Скажу больше. Мало кто осмелится написать у себя в резюме, что он плохой командный игрок, но такие безусловно существуют (если ограничиться хорошими сотрудниками, то это, как правило, творческие одиночки или «знатоки», не желающие брать на себя бремя лидерства, но и не признающие лидерства над собой). Так вот: даже они зачастую предпочитают работать в офисе. Удивительно? :) Нет. Человек – существо стадное социальное, общественное. Он (обычно) стремится к обществу, ему там комфортнее. Естественно, время от времени хочется одиночества. Естественно, люди все разные. Но. В целом офисные работники (а мы будем рассматривать в основном их) к удаленной работе не стремятся, и тому есть ряд объяснимых причин. Давайте их рассмотрим.

      1. Не всегда дома есть возможность работать. Я не про интернет и средства связи. Я больше о рабочем месте, тишине вокруг, отсутствии раздражающих факторов в виде маленького ребенка и домочадцев, не понимающих, что работа — это работа, даже если ты внешне вроде не делаешь ничего, а просто замер и уставился в монитор, кошки, настойчиво требующей, чтобы ее гладили, интереснейшей передачи по «зомбоящику» и т.п., и т.д. Набор обычно индивидуален, но факт, что он у многих присутствует. Иногда банально нет уголка, чтобы от всех спрятаться.

       2.  Вторая, по моему скромному мнению, препятствующая причина: отсутствие должного уровня самодисциплины. Легко сказать – заставить себя работать. Сложнее работать постоянно, не сорваться в какое-то постороннее занятие. Контроль-то практически отсутствует. А для многих это не столько ошейник, сколько перила, помогающие подниматься по лестнице. Вы считаете, что у вас с этим все в порядке? Состояния «смотрю в книгу, вижу фигу» не возникает? Не хочется время от времени послать всё ми вся? Не бывает, что некоторые «нелюбимые» задачи откладываются на последний момент, когда в качестве тех самых контролей дамокловым мечом нависают последние сроки выполнения? Поздравляю, это не так часто встречается! :)

    3. Отсутствие дома рабочего настроя. Да, это проблема. Мы привыкли дома заниматься совершенно другими вещами. И не думайте, что эти привычки вам удастся исправить быстро и эффективно. Зачастую у нас возникают задачи, по ходу которых мы массу вещей делаем автоматически, не осознавая. А тут все вокруг иначе: интерьер, звуки, какие-то мелкие события. Перестроиться, чтобы точно так же эффективно работать в другой обстановке, – задача не такая уж тривиальная. Вы себе не представляете, как иногда тишина мешает рабочему процессу! :)

       4. Привычка к общению. Это не обязательно досужие разговоры. Сотрудник может молча, не проронив ни одного слова, заниматься целый день своим делом. Но ему может хотеться, чтобы кто-то был рядом! :) Ну и пообщаться в обычном смысле этого слова иногда просто необходимо. По работе, не по работе – не так уж и важно. Подумайте над таким феноменом как коворкинг (coworking). Люди, работающие, как правило, удаленно, собираются вместе, чтобы просто кто-то был рядом во время работы. Согласитесь, это интересная причина ходить на работу. :)

        5. И, для плавного перехода к проблемам руководителей: проблема учета труда в частности и эффективности работы в целом. Это ведь я так вежливо пишу, что дома будет сложно работать так же эффективно. А вы задавали себе вопрос, насколько вы вообще эффективно работаете? А это, между прочим, если говорить об удаленной работе, — главный вопрос. Рассмотрим его малость позже, а сейчас просто скажу: многие сотрудники скорее будут час времени тратить на дорогу до работы и час – на дорогу обратно, чем захотят постоянно доказывать руководству, что их работа достаточно эффективна.

А теперь про руководителей.

Руководителям достаточно объяснить, что удаленно работающий сотрудник будет работать так же эффективно

А как это – так же? Насколько он эффективно работал до этого, находясь в офисе? Нет, я, конечно, все понимаю и про KPI’сы, и про работу на результат, и про то, что не дурака ж он валял в офисе, и т.д., и т.п. А вот что конкретно он делал? Когда сотрудник приходит в офис, отмечаясь на проходной, он уже как бы работает. Независимо от того, что он конкретно делает. Он на работе, значит, он работает. Руководство не бегает за ним с плёткой, не заглядывает через спину в монитор, не заставляет отчитываться почасово о проделанной работе. Да чего уж там, почасово. И ежедневные отчеты – достаточно редкое явление. Руководство в меру доверяет и понимает, что человек все равно притопал на работу, значит, он уж чем-нибудь полезным да будет заниматься. Возможность сиюминутного контроля держит сотрудников в тонусе, а руководителей – в иллюзии, что их сотрудники работают в высшей степени эффективно. Ну хорошо, уговорили:  хотя бы стараются работать эффективно.  ;)

А как проверить, старается ли сотрудник, работающий удаленно? Чувствую, пора заводить аббревиатуру, но давайте для благозвучности немного поменяем порядок слов: не сотрудник, работающий удаленно, а удаленно работающий сотрудник = УРС. :)

Так как его проверить? Вот в офисе сидит сотрудник, на его челе озабоченность уровня 8 по десятибальной шкале, он смотрит в монитор и на уровне 6 по той же десятибальной шкале пытается быть эффективным, но при этом не израсходовать чересчур жизненные силы, медленно его покидающие. Периодическое клацанье по клавиатуре и, затем, прищуренные глаза, внимательно изучающие наклацанное, показывают, что определенная работа худо-бедно идет. Проверить ее сложно, но нерадивым сотрудника назвать нельзя — он старается. :)

А старается ли УРС? Не факт. Возможно, по той же десятибальной шкале у него озабоченность ниже допустимого уровня, а старание быть эффективным так вообще равно нулю. К нему нельзя подойти, тем самым резко подняв по той же шкале оба уровня, нельзя просто так спросить «ну как там работа с ЧП «Чебурашка»?», надо писать имейл и понимать, что он еще не факт, что сразу ответит. И по его глазам уровень озабоченности и старания быть эффективным никак не прочтешь, разве что организовывать видеосвязь.

Но эффект неожиданности летит в пропасть, а за ним летит убежденность, что сотрудник работает эффективно.

Итого имеем факт: руководитель, как правило, на порядок меньше заботится об эффективности сотрудников, работающих в офисе, чем в случае удаленной работы. УРСы напрягают. В массе своей руководители не привыкли работать с ними. Не потому, что они такие несовременные или нечуткие. А потому, что не привыкли. Не знают как. Не готовы дать УРСу долгосрочную задачу и поверить ему, что он ее сделает. Не готовы отказаться от контроля или иллюзии контроля. Не готовы взять на себя ответственность за своего сотрудника.

Вы все еще уверены, что сможете аргументированно уверить руководителя, что УРС будет работать так же эффективно? :)

Тогда придется озаботиться вещами, далекими от чисто технического обеспечения. Т.е. развеиваем еще один миф:

В удаленной работе главное – правильное техническое решение

Ха-ха. Чтобы вы не подумали, что я ярый противник удаленной работы, приведу качественный и массовый положительный пример: «приходящий» бухгалтер. Бухгалтер – в высшей степени консервативная работа, просто по ее сути. И, тем не менее, по стране бродит масса удаленно работающих бухгалтеров (задумайтесь, те, кто считает, что на удаленную работу способны только новаторски мыслящие личности :) ). Мы к этому примеру еще вернемся, сейчас же просто замечу: их техническое обеспечение зачастую просто «никакое». Большинство не имеет никаких ноутбуков, пользуется старенькими компьютерами и даже, о ужас, не подключены к интернету. И ничего, работают. :)

Одна из самых распространенных ошибок тех, кто пытается продвинуть принцип удаленной работы в своей родной «конторе»: это убежденность, что главное – обеспечить техническую возможность работы с корпоративной почтой, доступа к ресурсам, качественные интернет и связь, наличие нужного коммуникационного ПО, и т.д., и т.п.

По моему скромному мнению это, как раз, одна из самых понятных задач. Не скажу, что легких, т.к. требования бывают разные, но понятных – точно. И, зачастую, довольно быстро решаемых. А самые сложные задачи – организационные, связанные с эффективностью.

Если хотите, давайте на пару минут забудем, что у нас есть проблемы с эффективностью и способами ее качественного измерения, и давайте посмотрим на еще одно очень часто упоминаемое, наряду с «главностью» технической реализации, убеждение.

Руководство хочет быть как можно более лояльным к своим сотрудникам

Вот не буду спорить. По крайней мере, категорично. ;) Т.к. очень часто действительно руководство искренне хочет быть как можно более лояльным. В конце концов, существует убеждение, что это вызовет ответную лояльность и, как следствие, банально поможет предприятию заработать больше денег. Так что это может быть как движение от души, так и просто трезвый расчет.

Но готово ли даже самое лояльное руководство ради удобства УРСов рискнуть эффективностью предприятия? Возможно, готово. Но нужны железобетонные аргументы и убедительнейшие схемы, как все будет происходить.

А информационной безопасностью рискнуть готово? Я, конечно, понимаю, что при желании, непорядочный сотрудник и из офиса вынесет ту информацию, которую выносить нельзя. Но посмотрите на это глазами топ-менеджеров. Они поставили ответственными за обеспечение этого вопроса вполне конкретных сотрудников службы безопасности. Каков ваш прогноз, ваша служба безопасности готова согласиться, что во вверенном им деле все будет в порядке, несмотря на то, что некоторые станут работать удаленно?

Ладно, оставим вопрос безопасности, давайте о лояльности. С одной стороны – удобство для некоторых сотрудников, экономящих время на дорогу туда-сюда. Ну и лояльность к ним. С другой – неопределенность со схемой работы, принципами контроля, измеримостью эффективности, соблюдению безопасности… Ну и немаловажно: а что взамен получает фирма от УРСов? Скажем, в случае упомянутых выше приходящих бухгалтеров фирма им банально меньше платит. Могу с уверенностью сказать, что в нашей стране очень редкий руководитель допустит, чтобы бухгалтер на полной ставке работал удаленно. Большинство мыслит так: пусть будет рядом, под рукой, мало ли что. А вот если нет необходимости платить полную ставку, тогда можно разрешить бухгалтеру работать удаленно. Лояльность? J Нет, просто деваться некуда, если есть непреодолимое желание сэкономить… ;)

Так что получает руководство, разрешая некоторым сотрудникам работать удаленно? Только возможность проявить свою лояльность? Друзья, давайте честно. Этого мало. Это может сработать только в случае очень ценных сотрудников. Т.к. обмен не равноценный. Руководство дает желающим возможность сэкономить пару часов ежедневно, более комфортно работать, а само получает в ответ кучу рисков и всего лишь большое спасибо от УРСов.

Возвращаясь к означенному в заголовке утверждению: да, некоторые руководители не прочь быть полояльнее к сотрудникам. Всем хочется быть хорошими, современными и эффективными.

Но — повторюсь — обмен не равноценный, как правило. Да, удаленная работа случается, но чаще всего руководитель не захочет о ней даже слушать. А если и захочет, то потребует четкого видения, как она будет измеряться и насколько это будет лучше не только сотруднику, но и фирме.

Подошли к следующему утверждению:

Достаточно правильно учитывать временные затраты и измерять результат

Да кто ж против.  Вот тут я совершенно согласен. Многие в мире именно так и работают. Вы в их числе? Я имею ввиду независимо от того, работаете ли вы в офисе или удаленно. Ваши руководители с вами согласны? ;) В том смысле, что ваше время корректно учитывается, эффективность измеряется, причем по исчерпывающему и точному набору критериев достижения результата. Это так? Если да, то мы пришли к самой важной, по моему скромному мнению, истине: все равно, будете ли вы работать в офисе, дома, в индийском отеле, на марокканском пляже и т.п.

Если действительно вашу эффективность можно корректно измерить, результаты оцениваются по однозначному и исчерпывающему набору критериев, вашему руководству ничего, кроме означенных результатов, от вас не надо (принести кофе, составить компанию в курилке, съездить вдруг внезапно встретить столичных гостей и т.п.), то достаточно просто договориться с руководством. Т.е. приходим к важному выводу: просто пытаться договориться с руководством бесполезно, вначале надо побеспокоиться об обеспечении вышеперечисленных условий.

Отсюда совет: хотите внедрить в своей родной фирме возможность удаленно работать, оставьте в сторонке завораживающий процесс рисования схемы технического обеспечения и создания презентации для руководства на тему «Как здорово и современно, когда сотрудники хотя бы пару дней в неделю могут работать дома». Займитесь вначале изучением собственной эффективности. Если ее можно будет измерить, то можно будет показать эффект. Руководители, соответственно, смогут увидеть и отрицательный эффект, если что. Т.е. у них будет хотя бы шанс непредвзято оценить, хорошо это или плохо, когда сотрудник работает удаленно.

Предположим, что озвученные выше условия соблюдаются. Легко ли теперь будет договориться с руководством? Я бы сказал так: не легко, но хотя бы возможно. А нелегко может быть по многим причинам.

Во-первых, несмотря на то, что мои растекания «мысью по древу» может читать мое же руководство (хотя в ворде пошла уже 5-я страница, а это многовато для занятых людей :) ), рискну вскрыть достаточно простую и не очень приятную некоторым истину: руководство не всегда лояльно или старается быть лояльным к своим сотрудникам. Надеюсь, что этот факт не разбил вам сердце, как это случилось со мной, когда в далеком детстве я узнал, что не существует ни Деда Мороза, ни, что еще более печально, Снегурочки… :)

Что делать, это взрослая жизнь. Красочно расписывая подобные проекты, мы зачастую подразумеваем, что в нашей фирме царит идиллия. И не хватает только возможности сбежать от этой идиллии домой работать удаленно. :) Но обычно в офисе перманентный аврал, суета, сроки, важные дела и некогда читать многостраничные аргументы сотрудников. ;)

Поэтому надо делать все так, чтобы результат не зависел от лояльности руководства.

Об этом позже, а пока назову вторую причину, по которой даже при всех замечательных прочих нюансах будет тяжело договориться с руководством. Это банальный иррациональный страх и нежелание работать по-новому. Вопрос ведь не только в том, чтобы перестроить свою работу. Вам придется перестроить и работу своего руководства. А оно того хочет? :) Ну и о страхе: люди устроены таким прикольным образом, что решения они принимают чаще всего из эмоциональных побуждений, а способности рационально оценить ситуацию используют для того, чтобы их оправдать. Но при этом думают, что решение принято исходя из убедительных доказательств и аргументов! ;)

Поэтому ваши аргументы должны быть поистине железобетонными, от них должно веять такой твердой уверенностью, что аж страшно стоять на вашем пути, и жутко хочется разрешить нововведения! :)

Готовы? :)

А ведь это еще не все, есть третья причина возможного отказа руководства. Это руководство руководства. Если коротко, то руководство руководства может запретить вашему руководству руководить таким образом. J Почему? Да просто возвращаемся в начало списка и читаем… :) Тут имеем ситуацию, до боли схожую на продажи крупным клиентам. Вы разговариваете, укатываете, консультируете, убеждаете и просвещаете одного, двух, трех представителей клиента. В том числе пресловутое лицо, принимающее решение, лицо, влияющее на решение, лицо, «охраняющее» лицо, принимающее решение и т.п. Источаете то незыблемую уверенность, то рыцарскую лояльность, то глубокую осведомленность, то открытую общительность… А потом вам говорят спасибо, двери закрываются, и за дверьми, увы, уже без вас, принимается решение. И хорошо, если ваше обаяние витает при этом хотя бы как соблазнительная дымка. 

Но не более того.

Это жизнь: руководство вашего руководства может вовсе не разделять либеральных взглядов и новаторских методов. Если это не так, вам с руководством руководства повезло. :)

Итак, нам нужно качественное, хорошо аргументированное решение, явно, желательно в цифрах, показывающее, что удаленная работа хотя бы не ухудшит качество работы, ее эффективность, и не повлияет отрицательно на результат. Вернее так: улучшит качество работы, повысит ее эффективность, положительно повлияет на результат. И надо, чтобы это можно было проверить.

Думаю, что это идеальная картинка. В реальности удаленная работа случается несколько иначе, и все происходит проще.

Давайте посмотрим примеры.

«Приходящие» сотрудники. Бухгалтеры, сисадмины, юристы и т.п. Несмотря на то, что время от времени они посещают офис, фактически это удаленная работа. Человек, рисующий схему удаленной работы, обычно начинает с ноутбука, подключенного к Интернету. Бухгалтер, приходящий в три-четыре фирмы, в одной из которых у него «гавань» (= основное рабочее место), переносящий данные на флэшке, — это не совсем ожидаемый образ УРСа. И, тем не менее, есть основные критерии, делающие удаленную работу эффективной: конкретные обязанности и явно выраженные ожидаемые результаты, очевидная выгода для работодателя, четко очерченная зона ответственности.

Фрилансеры. Они даже не всегда работают на постоянной основе, в отличие от бухгалтеров и сисадминов. И опять те же факторы: ожидаемый результат определен, сумма и формула вознаграждения тесно увязана с результатом, демаркация зон ответственность проведена.

Аутсорсеры (не путаем с фрилансерами, хотя иногда это те же самые люди :) ). Часто аутсорсеры находятся в своем офисе, но по отношению к фактическому нанимателю удалены. Скажем, контакт-центры. Операторам даются определенные задания, инструкции, ставятся цели. Постоянный контроль со стороны заказчика возможен не всегда. И, тем не менее, это в общем случае сильно дешевле, чем организовывать собственный колл-центр. Что мотивирует заказчика-работодателя.

Еще один нестандартный пример: командировочные. Часто откомандированные сотрудники работают удаленно по отношению к «родному» офису. Но у них определенная задача, часто ограниченный временной интервал, ожидаемый результат и отчет по завершении.

Можно ли добавить в этот список бухгалтера, не «приходящего», а обычно работающего в офисе? Думаю, да. Но почему на это должно пойти руководство? Ведь зарплату уменьшать не хочется (как в случае с приходящим бухгалтером). И надо обеспечить рабочее место, качественное подключение к Интернету, связь. Рискнуть конфиденциальностью. Зачем это может понадобиться руководству? Например, в случае легкой простуды. Когда работоспособность в принципе осталась, но в офис приходить неправильно. Или когда в офисе проблема со светом, отоплением и т.п.

А как насчет аналитика или маркетолога? Думаю, с ними еще проще. Если есть обоюдное желание и видение того, как будет мериться и оцениваться работа.

В заключение хочется заметить, что я слыву пессимистом. Чтобы развеять и этот миф :), в качестве совета, как начать проект полного или частичного перехода на удаленную работу предложу просто начать — как-нибудь. Просто имейте ввиду написанное выше, и все у вас получится, даже если поначалу возникнут сложности. :) Как говорится, дорогу осилит идущий. У человека, делающего ошибки, но все равно пытающегося что-то сделать, шансов больше, чем у того, кто не даже пытается из-за неизбежности ошибок.